Freie Matten, gebucht statt verpasst.

Probestunden bepreisen und durchführen

Eine kostenlose Probestunde klingt einladend, zieht aber auch Buchungen an, die am Donnerstagabend einfach nicht erscheinen. Ein kleiner Betrag zwischen 10 und 20 €, bezahlt bei der Buchung, sortiert schon vorher: Wer Geld hinterlegt hat, plant den Termin ernsthaft ein. Bieten Sie die Probestunde als Einzeltermin an, darf sie auch mehr kosten, etwa 35 € für 45 Minuten mit kurzem Vorgespräch, wenn Ihre reguläre Einzelstunde bei 75 € liegt.

Ob jemand wiederkommt, entscheidet sich in den Minuten vor und nach der Stunde. Fragen Sie vorher nach Vorerfahrung, Beschwerden und dem Grund für den Besuch. Danach empfehlen Sie konkret, welche Stunde als nächste passt und bei wem. Ein Folgetermin, der schon im Kalender steht, wird seltener vergessen als ein guter Vorsatz auf dem Heimweg.

In Zenno ist die Probestunde eine eigene Leistung mit Dauer, Preis und Lehrkraft. Sie wird per Vorkasse über Stripe bezahlt und ohne Kundenkonto gebucht.

• Preis festlegen und bei der Buchung kassieren, auch wenn er klein ist
• Am Ende eine bestimmte nächste Stunde mit Uhrzeit vorschlagen
• Neue Kundschaft innerhalb einer Woche persönlich ansprechen, falls noch kein Folgetermin gebucht ist

Eine faire Absage- und No-Show-Regel

Eine gute Regel passt in einen Satz, den Ihre Kundschaft auswendig kann. Für Einzelstunden und Personal Training reichen meist 24 Stunden Frist. Bei der Reformer-Privatstunde um 7:00 Uhr sind 48 Stunden sinnvoller, weil Sie den Platz am Vorabend kaum noch neu vergeben. Wer später absagt oder nicht kommt, zahlt einen festen Betrag, zum Beispiel die Hälfte des Preises oder bei Einzelstunden den vollen Preis.

Die Regel muss vor der Buchung sichtbar sein, auf der Buchungsseite und in Ihren AGB. Lassen Sie die Formulierung einmal von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen. Einziehen müssen Sie die Gebühr trotzdem nicht jedes Mal: Verpasst eine Stammkundin nach drei Jahren zum ersten Mal einen Termin, ist Kulanz oft die bessere Entscheidung.

Mit Zenno verlangen Sie Vorkasse oder lassen die Karte bei der Buchung über Stripe hinterlegen und berechnen bei No-Show oder zu später Absage die Gebühr, die Sie festgelegt haben. Absagen und Verschieben erledigt die Kundschaft selbst im Kundenportal, ohne Nachricht an Sie.

Leistungen und Lehrkräfte anlegen

Legen Sie jede Leistung so an, wie Kundschaft sie bucht. Ein typisches kleines Studio kommt mit wenigen Einträgen aus: Probestunde 60 Minuten für 15 €, Yoga-Einzelstunde 60 Minuten für 75 €, Reformer-Privatstunde 55 Minuten für 85 €, Personal Training 45 Minuten für 70 €. Sieben Varianten von Vinyasa mit leicht unterschiedlichen Preisen führen dazu, dass Interessierte abbrechen, bevor sie gebucht haben.

Rechnen Sie die Zeit zwischen zwei Terminen in die Dauer ein. Am Reformer brauchen Sie nach jeder Stunde einige Minuten zum Abwischen und Umstellen der Federn. Wer den ganzen Vormittag 60-Minuten-Termine hintereinander legt, beginnt um 8:00 Uhr pünktlich und ist um 12:00 Uhr eine Viertelstunde hinterher. Mit 55 Minuten Dauer im Stundentakt bleibt die Pause eingebaut.

Jede Lehrkraft bekommt eigene Arbeitszeiten und nur die Leistungen, die sie wirklich gibt. Arbeitet Ihre Pilates-Trainerin dienstags und donnerstags von 7 bis 13 Uhr, sieht die Kundschaft Reformer-Termine bei ihr auch nur in diesen Fenstern. Im Kassenkalender hat jede Lehrkraft eine eigene Spalte.

Was KI-Assistenten brauchen, um Sie zu buchen

Wer ChatGPT, Perplexity oder Google nach einer Yoga-Probestunde in der Nähe fragt, bekommt nur Studios vorgeschlagen, deren Angebot der Assistent lesen kann. Eine Preisliste als Foto in der Instagram-Story, ein PDF auf der Website oder „Preise auf Anfrage“ helfen dabei wenig. Der Assistent braucht dieselben Angaben wie ein Mensch am Telefon, nur ordentlich aufgeschrieben und an einer festen Adresse.

Ihre Zenno-Seite stellt Angebote, Preise und freie Zeiten in einem Format bereit, das KI-Assistenten lesen, und nimmt Buchungen ohne Anruf an. Damit ist Ihr Studio bereit, von KI-Assistenten gebucht zu werden. Sie entscheiden, ob solche Buchungen automatisch angenommen werden oder ob Sie sie bestätigen. Wie oft ein Assistent Ihr Studio empfiehlt, liegt beim jeweiligen Anbieter und lässt sich von keiner Software garantieren.

• Eindeutige Leistungsnamen wie „Yoga-Probestunde“ oder „Reformer-Privatstunde“ statt Fantasienamen
• Ein fester Preis und die Dauer in Minuten, auch für die Probestunde
• Echte freie Zeiten, die sich mit Ihrem Kalender aktualisieren
• Eine eigene Buchungsseite mit Studioname und Adresse

Englischsprachige Kundschaft gut bedienen

In Städten wie Berlin, Hamburg oder München fragt ein Teil der Interessierten auf Englisch an. Die Hürden liegen meist vor der Stunde: eine Buchungsseite nur auf Deutsch, AGB, die niemand versteht, oder eine deutsche Antwort auf eine englische Nachricht um 22 Uhr.

Schreiben Sie in den Leistungsnamen, in welcher Sprache unterrichtet wird, etwa „Vinyasa-Einzelstunde (DE/EN)“. Halten Sie Ihre Absageregel in beiden Sprachen bereit und sagen Sie bei der Probestunde kurz, was mitzubringen ist und ob es Matten vor Ort gibt.

Die Zenno-Buchungsseite gibt es auf Deutsch und Englisch. Die KI-Rezeption antwortet auf WhatsApp, per E-Mail und im Website-Chat auf Deutsch, Englisch oder Thai, je nachdem, wie geschrieben wird. Fragt jemand, ob die Stunde mit einem Bandscheibenvorfall geht, beantwortet die KI das nicht selbst und gibt die Nachricht als „Braucht Sie“ an Sie weiter.

Umstieg von Papier, Instagram-Nachrichten oder einem anderen Tool

Wählen Sie für den Wechsel eine ruhigere Woche. Im Januar, wenn die Vorsätze für das neue Jahr Probestunden bringen, haben Sie dafür keinen Kopf. Rechnen Sie mit etwa zwei Wochen, in denen alte und neue Wege parallel laufen, weil Stammkundschaft aus Gewohnheit weiter per Nachricht bucht.

Das größte Risiko sind Termine, die nur in einem Chatverlauf oder im Papierkalender stehen. Gehen Sie vor dem Stichtag alle offenen Unterhaltungen durch und tragen Sie jeden vereinbarten Termin der nächsten Wochen in den neuen Kalender ein. Danach antworten Sie auf Buchungsanfragen freundlich mit dem Link, bis er sich herumgesprochen hat.

• Leistungen, Lehrkräfte und Arbeitszeiten anlegen
• Vereinbarte Termine der nächsten Wochen übertragen
• Liste der offenen Gutscheine bereithalten, damit keiner verloren geht
• Kundendaten nur übernehmen, wenn das datenschutzrechtlich geklärt ist
• Buchungslink in Instagram-Bio, Google-Unternehmensprofil und Website setzen
• Stammkundschaft persönlich mit Link informieren
• Das alte Tool erst kündigen, wenn alle Termine übertragen sind

Steuerliche Grundlagen für kleine Studios

Viele kleine Studios starten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Nach der seit 2025 geltenden Regel darf der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus, können aber auch keine Vorsteuer ziehen, etwa beim Kauf von zwei Reformern.

Liegen Sie darüber, braucht jede Leistung den passenden Steuersatz. Ob einzelne Angebote anders behandelt werden, zum Beispiel zertifizierte Präventionskurse, und wann bei verkauften Gutscheinen die Steuer fällig wird, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung. In Zenno stellen Sie die Kleinunternehmerregelung ein oder hinterlegen die Umsatzsteuer je Leistung. Die Monats- oder Quartalsübersicht und den DATEV-Export geben Sie an die Steuerberatung, Barzahlungen am Tresen landen im Kassenbuch.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung. Bitte klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, was für Ihr Studio gilt. Diese Fragen können Sie zum nächsten Termin mitnehmen:

• Komme ich für die Kleinunternehmerregelung in Frage, und wie lange noch?
• Welcher Steuersatz gilt für Einzelstunden, Personal Training und Gutscheine?
• Wie halte ich Barzahlungen im Kassenbuch richtig fest?