Beratungen gebucht, Behandlungen abgesichert.

Die Beratung als ersten Termin anbieten

Wer zum ersten Mal eine Laserbehandlung oder ein Microneedling bucht, möchte vorher mit jemandem sprechen. Geht das nur telefonisch, landet die Anfrage am Empfang, meist dann, wenn gerade jemand bezahlt. Legen Sie die Beratung deshalb als eigene Leistung an, zum Beispiel 30 Minuten für 45 €, bei der Fachkraft, die später auch behandelt. Die Kundin sieht vorab, was sie erwartet, und Sie sehen im Kalender, wer wofür kommt.

Ob die Beratung etwas kosten soll, ist eine Grundsatzentscheidung. Eine kostenlose Beratung senkt die Hürde, wird aber leichter vergessen. Eine verbreitete Lösung ist ein kleiner Betrag, den Sie auf die Behandlung anrechnen, wenn sie innerhalb von sechs Wochen gebucht wird. Schreiben Sie diese Regel in die Leistungsbeschreibung, dann muss am Tresen niemand darüber verhandeln.

Stammkundinnen, die eine Behandlung schon kennen, brauchen nicht jedes Mal eine Beratung. Bieten Sie beides nebeneinander an und ergänzen Sie in der Beschreibung der Behandlung einen kurzen Hinweis wie „Erstbehandlung nur nach Beratung“. Das reicht in der Praxis, damit Neukundschaft den richtigen Termin wählt.

Anzahlung und Vorkasse für lange Behandlungen

Je länger und teurer ein Termin, desto mehr kostet ein Ausfall. Eine apparative Gesichtsbehandlung über 75 Minuten lässt sich am selben Morgen kaum neu vergeben, und das Gerät war schon vorbereitet. Für solche Termine verlangen Sie mit Zenno bei der Buchung eine Anzahlung oder den vollen Preis über Stripe. Alternativ lassen Sie die Karte hinterlegen und berechnen bei No-Show oder zu später Absage eine Gebühr.

Kurze, günstige Termine brauchen meist keine Absicherung. Ab etwa einer Stunde oder rund 100 € ist eine Anzahlung von 20 bis 30 Prozent für Kundinnen gut nachvollziehbar. Vorkasse passt zu Neukundschaft, die Sie noch nicht kennen, und zu Behandlungen, für die Sie Material bestellen. Die hinterlegte Karte ist die mildeste Variante, weil zunächst nichts belastet wird.

Die Regel muss vor der Buchung sichtbar sein, in der Leistungsbeschreibung und in Ihren Buchungsbedingungen. Wie Sie Anzahlung und Ausfallgebühr rechtlich sauber formulieren, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Berufsverband.

Den Empfang entlasten, und wo die KI aufhört

Am Empfang wiederholen sich die Fragen: Was kostet die Beratung, wann ist der nächste freie Termin, kann ich auf Donnerstag verschieben? Die ersten beiden beantwortet Ihre Buchungsseite, das Verschieben erledigt die Kundin im Kundenportal. Bestätigungen und Erinnerungen gehen per SMS und E-Mail hinaus. Setzen Sie den Buchungslink in Ihr Google-Profil, in die Instagram-Bio und in Ihre E-Mail-Signatur.

Für Nachrichten, die trotzdem kommen, gibt es die KI-Rezeption auf WhatsApp mit eigener Nummer, per E-Mail und im Website-Chat. Sie antwortet auf Deutsch, Englisch oder Thai, erklärt Ablauf und Preise aus Ihren eigenen Angaben und bucht nur Zeiten, die im Kalender wirklich frei sind. Die Anfrage von 22 Uhr hat so morgens schon einen Beratungstermin.

Medizinische Auskünfte gibt die KI nicht. Fragen zu Medikamenten, Hautreaktionen, Schwangerschaft oder Vorerkrankungen übergibt sie an Ihr Team und markiert den Chat mit „Braucht Sie“, Beschwerden ebenso. Wenn Sie anfangs vorsichtig sein möchten, starten Sie im Entwurfsmodus: Die KI schlägt eine Antwort vor, und erst Ihre Freigabe schickt sie ab.

Gesundheitsfragen gehören in die Beratung

Manche Kundinnen schreiben ausführlich, mit Foto der Hautstelle, Liste ihrer Medikamente und einer Frage zur Rötung nach der letzten Sitzung. Im Chat lässt sich das schlecht beantworten, und solche Angaben sammeln sich dann an Stellen, an denen Sie sie nicht haben wollen. Eine freundliche, feste Linie hilft allen: Gesundheitliches besprechen wir persönlich.

Schreiben Sie diesen Satz dorthin, wo er gelesen wird, also in die Beschreibung der Beratung, in Ihre Buchungsbedingungen und in die Standardantworten Ihres Teams. Zum Beispiel: „Bitte schicken Sie uns keine Fotos oder Gesundheitsangaben per Nachricht. Wir besprechen alles in Ruhe bei Ihrem Beratungstermin.“ Hängen Sie den Buchungslink an, damit die Antwort einen nächsten Schritt hat.

Wie Sie Gesundheitsangaben in der Praxis dokumentieren und aufbewahren, entscheiden Sie selbst. Welche Vorgaben dafür gelten, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Für die Buchung selbst genügen Name, Kontakt und die gewünschte Leistung.

Folge- und Nachsorgetermine planen

Viele Behandlungen sind als Serie angelegt, etwa vier Sitzungen im Abstand von vier Wochen, und zu manchen gehört ein kurzer Kontrolltermin. Der beste Moment für den nächsten Termin ist direkt nach der Behandlung, solange die Kundin noch am Tresen steht. Buchen Sie ihn dort gemeinsam, oder zeigen Sie ihr den Link in der Bestätigung, über den sie später selbst bucht.

Legen Sie Kontrolltermine als eigene Leistung an, zum Beispiel 15 Minuten, kostenlos oder mit kleinem Preis. Dann blockieren sie im Kalender nur so viel Zeit, wie sie brauchen, und Ihr Team erkennt sofort, dass es um Nachsorge geht. Wer verschieben muss, macht das im Kundenportal, und der Platz ist wieder frei.

• Den Abstand der Serie in die Leistungsbeschreibung schreiben, etwa „Folgetermin nach 4 Wochen“
• Kontrolltermine als eigene, kurze Leistung anlegen
• Den Folgetermin ansprechen, bevor die Kundin bezahlt

Umsatzsteuer je Behandlung

In einer Ästhetikpraxis sind nicht alle Leistungen steuerlich gleich einzuordnen. Welcher Satz für welche Behandlung gilt und ob überhaupt Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Einzelfall ab. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Ihre Leistungen anlegen, und nicht erst bei der Jahresabrechnung.

In Zenno hinterlegen Sie den Steuersatz je Leistung. Jede Zahlung wird damit berechnet, und am Monats- oder Quartalsende haben Sie eine Übersicht und einen Export für DATEV oder Ihre Steuerberatung. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, lässt sich das ebenfalls abbilden. Auch das Kassenbuch führen Sie im selben System.

Ein einfacher Weg: Bringen Sie zum nächsten Termin mit Ihrer Steuerberatung die Liste Ihrer Leistungen mit Preisen mit und lassen Sie sich zu jeder Zeile den Satz bestätigen. Das dauert eine halbe Stunde, und Sie müssen später weniger korrigieren.

Checkliste für den Wechsel

Wechseln Sie in einer ruhigen Woche und mit einem festen Stichtag. Ab diesem Tag laufen neue Buchungen über die neue Seite, und die bereits gebuchten Termine der kommenden Wochen tragen Sie einmal in den neuen Kalender ein. Starten können Sie im kostenlosen Tarif.

Sagen Sie Ihrer Stammkundschaft vorher Bescheid, am Tresen und einmal per E-Mail mit dem neuen Link. Wer bisher immer angerufen hat, darf das weiter tun. Ihr Team trägt diese Termine dann direkt im Kalender ein.

• Leistungsliste mit Dauer, Preis und Fachkraft aufschreiben, Beratung und Kontrolltermin als eigene Leistungen
• Mit der Steuerberatung den Umsatzsteuersatz je Leistung klären
• Entscheiden, welche Behandlungen eine Anzahlung, Vorkasse oder hinterlegte Karte brauchen
• Buchungsbedingungen mit Ausfallregel von Rechtsberatung oder Verband prüfen lassen
• Den Satz zu Gesundheitsfragen in Beratung, Bedingungen und Standardantworten aufnehmen
• Die KI-Rezeption im Entwurfsmodus starten und die ersten Wochen mitlesen
• Buchungslink auf Website, Google-Profil, Instagram und in die E-Mail-Signatur setzen
• Mit dem Team einen Tag lang Testbuchungen machen